Qualitätsmanagement Zahnarztpraxis – Intelligentes Dental QM

Eine jüngst veröffentlichte Projektstudie bestätigt: Bürokratische Prozesse kosten die Betreiber von Arzt- und Zahnarztpraxen enorm viel Zeit.

Durchschnittlich ist pro Praxis eine Person 96 Tage mit der Bewältigung bürokratischer Vorgaben beschäftigt. Ein professionalisiertes Qualitätsmanagement (QM) nach DIN EN 15224 kann hier spürbare Abhilfe schaffen. Es beendet das Dokumentenchaos, vermeidet unnötige Papierberge und verschlankt die vorgeschriebenen Abläufe um ein Vielfaches. 

QM Zahnarztpraxis - Prozesse anschaulich darstellen
QM in der Zahnarztpraxis. Plattformunabhängig und immer aktuell.

Bürokratie ist ein bekanntes Übel in Arzt- und Zahnarztpraxen. Nach dem Sozialgesetzbuch (§135 a SGB V) sind Zahnärzte dazu verpflichtet ein einrichtungsinternes Qualitätsmanagement in der Zahnarztpraxis zu pflegen. Nun hat die Projektstudie „Mehr Zeit für Behandlung“ die Belastung der Praxen analysiert. 100,27 Tage benötigen diese laut Studie für die Informationspflichten im Rahmen der gemeinsamen Selbstverwaltung im vertragszahnärztlichen Bereich. Knapp 60 Tage entfallen auf zahnarztspezifische Genehmigungen, 28 Tage auf allgemeine Dokumentationspflichten und fast 13 Tage werden für das Qualitätsmanagement nach G-BA Richtlinie benötigt. Für viele Praxen eine schmerzhaft hohe Belastung. Die Anforderungen an ein einrichtungsinternes Qualitätsmanagement in ver vertragszahnärztlichen Versorgung des Gemeinsamen Bundesausschusses (G-BA) sind hoch und fordern den Betroffenen viel ab.

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QM Zahnarztpraxis – Was muss es können?


Praxen sind verpflichtet, ein Qualitätsmanagement durchzuführen. Viele kommen der ungeliebten Aufgabe gar nicht, andere nur widerstrebend nach. Auf der Beliebtheitsskala rangieren erzwungene Prozesse wie diese etwa auf einer Stufe mit Bilanzen oder Steuerprüfungen. Betrachtet man die Funktionen und Möglichkeiten eines Qualitätsmanagement-Systems jedoch genauer, ergeben sich viele Vorteile und ein hoher praktischer Nutzen – vorausgesetzt, Unternehmen wissen, worauf zu achten ist.

Qualitätsmanagement Zahnarztpraxis - mit System mehr freie Zeit erreichen
QM für die Zahnarztpraxis – mit System mehr freie Zeit erreichen

Denn QM Systeme können einen enormen Teil dazu beitragen, die Arbeit in Praxen effizient, frustfrei und gesetzeskonform zu gestalten – ohne dabei einen großen zusätzlichen Aufwand darzustellen oder gar aufwändige IT-Schulungen nötig zu machen. Nicht nur die Vorgaben es Gemeinsamen Bundesausschusses müssen erfüllt werden. Richtig aufgesetzt ist ein sinnvolles Qualitätsmanagement in der Zahnarztpraxis eine enorme Arbeitserleichterung. Arbeitsprozesse in den Praxen haken häufig an denselben Stellen: verbrauchtes Material wird nicht fristgerecht bestellt, bestimmte Untersuchungen oder Arbeitsabläufe benötigen mehr Planung und Aufwand, als eigentlich nötig sein dürfte und aus Fehlern werden zu selten positive Erkenntnisse abgeleitet und umgesetzt. Ein gutes Qualitätsmanagement-System kann dabei helfen, all dies zu verhindern und die Praxis aktiv zu unterstützen. Ein starres QM-Handbuch, das nicht genutzt wird, ist dabei nicht hilfreich.

Bei der Auswahl sollten Betriebe auf einige Funktionen besonders achten:


1. Gesetzeskonformität / gesetzliche Vorgaben


Das gesamte Qualitätsmanagement in der Zahnarztpraxis orientiert sich eng am Gesetzestext. Es wäre fatal, würde das System dies nicht berücksichtigen. Ändert sich ein Gesetz, läuft der Arzt Gefahr, seine Dokumentation falsch durchzuführen. Das optimale QM-System sollte Neuerungen so kurzfristig wie möglich integrieren und für die Praxis nutzbar machen. Bestenfalls automatisch und in Echtzeit. Dabei muss die QM Richtlinie (QM-RL) und Richtlinie des G-BA (Gemeinsame Bundesausschuss) selbstverständich Beachtung finden. Den QM-Systemen wird dabei viel abverlangt. vismed Online erfüllt alle Anforderungen die Qualitätsmanagements, die Ihnen nicht nur als Vertragszahnärzte auferlegt werden. Wir helfen Ihnen schnell und unkompliziert dabei, notwendige QM Maßnahmen durchzuführen und den gesetzlichen Anforderungen zu genügen.

2. Anwenderfreundlichkeit

Mit einem guten QM System wieder Zeit für die wichtigen Dinge haben
Mit einem guten QM System wieder Zeit für die wichtigen Dinge haben


QM-Systeme müssen den Verantwortlichen das Leben erleichtern, nicht erschweren. Alles andere ist nicht akzeptabel. Das gilt für behandelnde Ärzte, Zahnmedizinische Fachangestellte und das Sekretariat. Das ausgewählte System sollte also wirklich intuitiv bedienbar sein. Es sollte übersichtlich sein und gängige Arbeitsprozesse und Symbole verwenden, damit die Anwender sich schnell und ohne lange und kostenintensive Einarbeitung zurechtfinden und Eingabefehler möglichst ausgeschlossen sind. Nur auf diese Weise wird Ihnen die Praxisführung erleichtert und es bleibt mehr Zeit für die Patienten, die Mitarbeiterführung und die Weiterentwicklung Ihres Unternehmens.

3. Verfügbarkeit


QM-Systeme sind als Software- oder als Software-as-a-Service (SAAS)-Lösungen erhältlich. Letztere hat den Vorteil, dass das Softwareupdates direkt vom Hersteller erfolgen und weder das Programm selbst, noch die Updates von den Verantwortlichen der Praxis durchgeführt werden müssen. SAAS-Lösungen laufen Browser-basiert, es laufen also unabhängig vom verwendeten Betriebssystem der Praxis.

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4. Ablageform


Das ausgewählte System sollte komplett auf den Einsatz von Papier verzichten können. Systeme, die das Ausdrucken und Abheften von Dokumenten erfordern, sind nicht mehr zeitgemäß. Auch die CD-ROM hat seit vielen Jahren aus gutem Grund ausgedient.

5. Datensicherheit


Der Sicherheit der Daten ist oberste Priorität eines QM-Systems. Interessenten sollten darauf achten, dass das System auf einem Deutschen Server liegt und der Deutschen Gerichtsbarkeit unterliegt. Von Servern außerhalb der EU ist aus rechtlichen Gründen abzuraten um alle Anforderungen der Qualitätsmanagement Richtlinie zu erfüllen. Einen sorgsamen und allen Richtlinien entsprechenden Datenschutz haben Sie somit abgedeckt.

QM Zahnarzt - strukturiertes Arbeiten vermeidet Fehler
Stets den PDCA Zyklus beachten

Sinnvoll ist es zudem, wenn das einrichtungsinterne Qualitätsmanagement in der Zahnarztpraxis sich so nahtlos wie möglich an die jeweiligen Bedürfnisse anpassen lässt. Dazu gehört:

6. Prozessoptimierung


Gute Systeme vermitteln eine Draufsicht auf alle Prozesse, die im Unternehmen ablaufen und ermöglichen somit eine Analyse des Ist-Zustandes detailliert. Aus der Vogelperspektive erkennen die Verantwortlichen sehr schnell, wo sich Schwachstellen abzeichnen. Diese Prozesse können dann evaluiert und geordnet werden. Ein PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act) ist empfehlenswert. So kann sich der Qualitätskreislauf zahnärztlicher Einrichtungen fortlaufend verbessern und Sie bei der Berufsausübung bestmöglich unterstützen.

7. Praxisnähe


Was muss ich eigentlich tun, wenn ich Qualitätsmanagement in der Arztpraxis mache? Diese Frage stellen sich alle Anwender zu Beginn ihrer QM-Tätigkeit. Einige Systeme sind bereits mit praxisbewährten Beschreibungen von Prozessabläufen vorbefüllt. Diese kann übernommen oder angepasst und um eigene Dokumente und Bilder ergänzt werden. Somit trägt es bereits ab dem ersten Tag zur Qualitätsförderung bei.

Auf unserer Website finden Sie viele weitere Informationen darüber, wie Sie praxisnah von unserer QM-Lösung profitieren werden.

8. Zuständigkeiten


Die Übernahme von Verantwortung schafft Motivation im Team und erleichtert den reibungslosen Arbeitsalltag. Verantwortlichkeiten, wie sie bspw. in den Stellenbeschreibungen festgelegt sind, können dann in das QM-System übernommen werden. So werden die gZuständigkeiten für alle offensichtlich und die Klarheit und Transparenz hilft, Fehler und Missverständnisse zu vermeiden.

9. Begehungen


Führt eine Zahnarztpraxis ein QM-System, können Ärzte und Laborleiter möglichen Begehungen gelassen entgegensehen. Denn alle wesentlichen und notwendigen Unterlagen sind vollständig vorhanden, Prozesse sind umgesetzt und dokumentiert und geltendes Recht wird eingehalten.

10. Erinnerungsfunktion


Bei so vielen Faktoren gerät schon mal etwas in Vergessenheit. Auch hier hilft ein ordentliches System und erinnert automatisch daran, welche Aufgaben im Rahmen des QM noch zu erledigen sind.

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Qualitätsmanagement Zahnarztpraxis – Geringer Aufwand, hoher Nutzen 

Das Qualitätsmanagement in der Zahnarztpraxis hat Priorität


Zu Unrecht werden also QM-Systeme als notweniges Übel betrachtet, das einen hohen finanziellen und personellen Aufwand mit wenig Nutzen belohnt. Nehmen wir ein Beispiel aus der Praxis. vismed. QM basiert auf den langjährigen Erfahrungen ausgewiesener QM-Experten. Es ist, anders als andere Lösungen, bereits komplett mit Praxis- und Labor-erprobten Inhalten gefüllt, die Qualitätsmanager/innen sofort einsetzen und individuell anpassen können. Es wird als SAAS-Lösung angeboten und funktioniert browserbasiert. Das hat den Vorteil, dass keine Installationen durchgeführt werden müssen, die Anwender loggen sich lediglich ein. Wesentlich wichtiger jedoch ist die Tatsache, dass Gesetzesänderungen vom Hersteller aktuell in die Software eingefügt werden und so für den Arzt ganz einfach beim nächsten Start verfügbar sind.

Alle Arbeitsprozesse im Blick
Eine Aufsicht der aktuellen Prozesse gibt den Mitarbeitern Auskunft darüber, welche organisatorischen Prozesse durchlaufen und durchleuchtet werden müssen und wo nachgebessert werden sollte.

Über die optional verfügbare Mitteilungszentrale können Mitteilungen an einzelne oder alle Mitarbeiter verschickt und bei Bedarf als Arbeitsanweisung klassifiziert werden. Eine solche muss im Nachgang von den Mitarbeitern als „gelesen und verstanden“ quittiert werden.

Für eine einfachere Dokumentation können eigene Dokumente und Bilder in das System eingespielt werden. Mitarbeiter erhalten eigene Zugänge mit individuellen Rechten für die Einsicht oder Bearbeitung von Dokumenten.

Datensicherheit hat höchste Priorität
Alle Daten werden in einem hochsicheren und hochverfügbaren Rechenzentrum mit Sitz in Deutschland gespeichert und unterliegen damit der deutschen Datenschutzgesetzgebung. Das gesamte System ist durch hohe sicherheitstechnische Standards und Maßnahmen wie etwa SSL-Verschlüsselung gegen fremde Zugriffe abgesichert. Außerdem werden tägliche Backups erstellt.

Was auf den ersten Blick kompliziert und lästig erscheint, kann sich im Alltag als wichtige Bereicherung erweisen und überdies Zeit sparen – die dann wiederum für das Eigentliche genutzt werden kann: die Patienten.

Weitere Informationen und einen Demo-Zugang über vismed. QM erhalten Sie hier. Wir laden Sie hezrlich ein sich umfangreich über das Qualitätsmanagement der Arztpraxis bei uns zu informieren.

Bei Fragen und Anregungen stehen wir Ihnen gerne per Telefon, oder unter der E-Mail Adresse info@vismed.de zur Verfügung. Wir wollen Ihr Ansprechpartner zum Thema Qualitätsmanagement sein!

Die Studie „Mehr Zeit zur Behandlung“ finden Sie hier:

Gibt es eine QM Zahnarztpraxis Checkliste?

Ja, es gibt eine QM Zahnarztpraxis Checkliste. Als Kunde von vismed. bekommen Sie bereits ein vorausgefülltes System, welches alle wichtigen Punkte abdeckt. Auf diese Weise können Praxisinhaber alle Richtlinien erfüllen und den Mitarbeitern ein effektives Werkzeug an die Hand geben, um Prozesse präzise einhalten zu können.

Warum braucht es ein QM in der Zahnarztpraxis?

In der Zahnarztpraxis braucht es ein QM, um den Patienten eine optimale Versorgung bieten zu können. Im stressigen Praxisalltag ist ein strukturiertes Vorgehen wichtig und sichert die Behandlungsqualität. Darüber hinaus leistet das Qualitätsmanagement einen wichtigen Beitrag zur Praxisorganisation und erleichtert das Praxismanagement.

Gibt es eine QM Zahnarztpraxis Pflicht?

Ja, es gibt eine QM Zahnarztpraxis Pflicht. In den Richtlinien des G-BA ist niedergeschrieben, dass ei einrichtungsinternes Qualitätsmanagement einzuführen und weiterzuentwickeln ist. Die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems sollte daher Priorität haben und dem gesamten Praxisteam dienen.

Was ist das Zahnarztpraxis QM Handbuch?

Das Zahnarztpraxis QM Handbuch dient Mitarbeitern und Auditoren als erster Einstiegspunkt in das herrschende QM-System. Hier findet man alle beschriebenen Inhalte, die Philosophie des Unternehmens und wie Prozesse ineinander greifen sollen.

Wie hilft Qualitätsmanagement im Praxisalltag?

Im Praxisalltag ist das Definieren von wiederkehrenden Prozessen wichtig, um Arbeitsschritten eine Struktur zu geben. Das Qualitätsmanagement trägt dazu bei, dass diese stets in gleichbleibender Qualität und nach festgelegten Regeln erfolgen.

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